Zeitmanagement
Zeitmanagement

 

8 Sofortmaßnahmen,

 

mit denen man sich schnell und umkompliziert Zeitpolster schaffen kann.

 

Nahezu jede Sekretärin und jeder Sekretär klagt über Zeitdruck.

Uns Kanzleimanagern und Fachwirten für Kanzleimanagement geht es da nicht anders. Immer mehr Arbeit soll in immer weniger Zeit ereldigt werden.

Obwohl das "eigentlich" nicht geht, machen viele von uns es trotzdem möglich: Überstunden sind die Folge!

 

Hier - nach und nach - alle acht Tipps, die uns zu Zeitreserven verhelfen können:

 

 

 

1. Tipp  10. April 2012

 

Anstatt sofort loszuarbeiten, nimmt man sich ein paar Minuten Zeit für die Zeitplanung.

 

Je mehr man zu tun hat, desto wichtiger ist diese Maßnahme.

 

Termine

 

bei denen es möglich ist, streicht man oder verschiebt sie auf einen späteren Zeitpunkt.

 

 

 

2. Tipp  12. April 2012

 

Routineaufgaben,

 

die im Moment nicht so wichtig sind

 

und die auch später erledigt werden können,

 

streicht man auch von der sofortigen To-Do-Liste.

 

 

  

3. Tipp   14. April 2012

 

Besorgt euch Hilfe!

 

Man kann zum Beispiel den Chef oder Vorgesetzten darum bitten,

stundenweise eine studentische Hilfskraft einzustellen, die Routineaufgaben unterstützend machen kann (Datenpflege, Kopieeren, Botengänge etc.).

 

Oder man bittet eine Kollegin oder einen Kollegen um Hilfe.

Er oder sie kann Aufgaben erledigen oder einen bei Terminen vertreten. Im Gegenzug kann man ihr oder ihm anbieten das Gleiche für sie oder ihn zu tun.

 

 

 

4. Tipp   16. April 2012

 

Man lehnt alle neu hinzukommenden Aufgaben,

die man nicht unbedingt selbst erledigen muss,

mit dem Hinweis auf die momentane zeitliche Situation ab.

 

Wichtig:

Wenn man eine Aufgabe aufgedrängt bekommt, die gar nicht zum eigenen Aufgabengebiet gehört, sollte man in diesem Fall nicht sagen: "Gern morgen."

Dann sagt man besser: "Das gehört zu Ihrem Aufgabengebiet."

 

 Ansonsten lehnen Sie zusätzliche Aufgaben freundlich so ab:

"Ich möchte das gern erledigen, das wissen Sie.

Ich habe aber noch einige Aufgaben, die alle heute erledigt werden müssen. Gern morgen."

(hier ist das "gern morgen" angebracht.)

 

 

 

5. Tipp   18. April 2012

 

Für arbeitsintensive Tage, also Tage bei denen man schon vorher weiß, dass wenig Zeit ist, sollte Folgendes gelten:

 

Man beschränkt sich auf die verbliebenen Aufgaben, und verzichtet auf alle anderen zeitintensiven, aber nicht zeitgebundenen Arbeiten wie zum Beispiel Ablage, Internetrecherchen oder das Lesen von Fachliteratur.

 

 

 

6. Tipp    20. April 2012

 

Schaffen von störungsfreien Zeiten.

 

Man hängt z.B. ein Schild an die Tür:

"Ich bin ab 15:00 Uhr wieder für Sie zu erreichen! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XYZ. Vielen Dank."

 

Der Anrufbeantworter wird eingeschaltet und der Bildschirm, falls er nicht gebraucht wird, ausgeschaltet, damit ankommende E-Mails nicht stören.

 

Das geht natürlich nur mit Rückendeckung vom Chef/Vorgesetzten!

 

 

7. Tipp    22. April 2012

 

Privatgespräche oder langwierige Diskussionen mit Kollegen vermeiden an Tagen wo Sie wenig Zeitreserven haben.

 

  

8. Tipp    24. April 2012

 

Man lässt seinen Chef Prioritäten setzen. Man informiert ihn über die anstehenden Aufgaben und bittet ihn festzulegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen. Dies hat den Vorteil, dass der Chef informiert ist und sich nicht wundert wo seine Auswertungen bleiben.

 

So bitten Sie Ihren Chef um Unterstützung: „Herr/Frau XY, ich habe für diese Woche sehr viele dringende Vorgänge auf dem Tisch, die ich nicht alle schaffen werde. Seien Sie so nett, und schauen Sie mit mir zusammen mal drüber, was sehr dringend ist und was noch ein wenig Zeit hat. Das würde mir sehr helfen.“

 

 

 

Beitrag von Kathrin Arleff, Fachwirtin für Kanzleimanagement bei  Arleff & Höllmann, Steuerberatungsgesellschaft mbH in Pulheim

 

Quellen: Office-Tipps Das Sekretärinnen-Handbuch GW

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