Hier wird ab dem 2. Mai 2012  in mehreren Abschnitten das interessante Thema von Beurteilungen und Zeugnissen näher beleuchtet: Wie schreibe ich eine Beurteilung, ein Zeugnis? Was ist zu beachten? Und vor allem: Wie sind Zeugnisse und Beurteilungen zu bewerten? – Auf diese Fragen geben wir Antworten.

 

Beurteilungen / Zeugnisse
Was ist zu beachten? Wie sind sie zu lesen?

 Grundsätzlich anzugeben sind folgende Daten

1.   Zur Person: Name, Vorname, geboren am… in…

2.   Die Dauer des Arbeitsverhältnisses: … war vom… bis… als… bei uns beschäftigt.

3.   Eine Arbeitsplatzbeschreibung (z. B. die Aufstellung der übertragenen Aufgaben).

4.   Das übertragene Aufgabengebiet (z. B. Verwaltungstätigkeit).

5.   Die Arbeitsleistung (Können und/oder Verantwortungsbereitschaft).

6.   Die Bereitschaft zu Fortbildungen.

7.   Das Sozialverhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten.

8.   Eine Gesamtbeurteilung (z. B. zu voller Zufriedenheit).

9.   Der Grund des Ausscheidens (persönlich, betriebsbedingt…).

10. Eine Dankes- und Zukunftsformel (z. B. Alles Gute).

 

 

Die 10 zu berücksichtigen Punkte für eine perfekte Beurteilung, ein gutes Zeugnis, werden in den nächsten Wochen auf unserer Homepage näher besprochen.

 

 

zu 1.   Zur Person

 

Es müssen maximal folgende Angaben zur Person gegeben werden:

-      Name (evtl. Geburtsname)

-      Vorname

-      Geburtsdatum

-      Geburtsort

-      Anschrift (Wohnort, Straße, Postleitzahl)

Rassische und ethnisch bezogener Daten, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Familienstand, Gesundheit oder Sexualleben dürfen lt. Gleichstellungsgesetz nicht erwähnt werden. Für sie gelten zum Teil besondere Vorschriften.

 

Zum allgemeinen Verständnis definieren wir kurz:

  

Beurteilung

  1. ... besonders ein schriftlicher Text (Z.B. ein Gutachten oder ein Zeugnis), in dem jemand beurteilt wird (eine dienstliche Beurteilung; eine Beurteilung schreiben).
  2.  Gutachten heißt: "Aussage eines Sachverständigen in einer sein Fachgebiet betreffenden Frage (… gewöhnlich Tatsachenfragen).

 

Hier: Beurteilung = Gutachten = Aussage

 

Zeugnis

  1.  
    1. Schule: Dokument mit Gesamtnoten eines Schul- oder Lehrjahres. Am Schuljahresende gibt es die Zeugnisse, ein gutes/schlechtes Zeugnis.
    2. Bewertung für Arbeitnehmer vom Arbeitgeber: Jemandem ein gutes/schlechtes Zeugnis ausstellen.
    3. Arbeits-Dokument, mit dem etwas bescheinigt wird. Für bestimmte Berufe ist ein Zeugnis erforderlich.

 

Hier: Zeugnis = Bewertung = Bescheinigung

 

 

 

 

2.    Dauer des Arbeitsverhältnisses

 

Die Dauer des Arbeitsverhältnisses spielt eine wichtige Rolle und ist zwingend in einer Leistungsbeurteilung anzugeben.

Beispiel:
Frau Angelika Schröder, geboren am 31.09.1977 in Düsseldorf, war vom 01.01.1998 bis zum 31.12.2011 als Kanzleimanagerin bei uns beschäftigt.

Anhand der im Lebenslauf aufgelisteten Arbeitsstellen und der Dauer der ausgeübten Tätigkeiten versuchen Personalchefs, die Beständigkeit eines Bewerbers zu erkennen. Die Einschätzung ist immer subjektiv und unterliegt oft persönlichen Erfahrungen. Einige sehen in sprunghaft wechselnden Anstellungen eine Unbeständigkeit des Bewerbers. Andere dagegen halten ihnen große Erfahrungen auf unterschiedlichen Ebenen zugute und sind gewillt, davon zu profitieren.

Auf keinen Fall dürfen sich in einem Lebenslauf unerklärte "Lücken" befinden.

 

 

3.    Arbeitsplatzbeschreibung

 

Hier sind die Aufgabengebiete der/des Angestellten oder Auszubildenden aufzulisten. Zu den Aufgaben können gehören:

-      Am Empfang, direkter und oft erster Kunden- und Telefonkontakt mit Mandanten.

-      An- und Ablage von Akten, Wiedervorlagen etc.

-      Diverser Schriftverkehr, selbständig und nach Band bzw. digital.

-      Auswertung der Zeiterfassung.

-      Erstellung von Kostennoten.

-      Mahnwesen.

-      Fristenwahrung und Terminvergabe, dazu Erinnerungen…

Halten Sie sich immer an die Wahrheit und "dichten" sie nichts hinzu! Sie erweisen damit weder der zu beurteilenden Person noch seinem neuen Arbeitgeber einen guten Dienst.

 

 

4.   Das übertragene Aufgabengebiet

 

Während die Arbeitsplatzbeschreibung (s. zu 3.) die Vorstellungen des Arbeitgebers von dem zu besetzenden Arbeitsplatz darlegt, beschreibt das Aufgabengebiet die konkret vom zu Beurteilenden ausgeübten Tätigkeiten. Beide können miteinander verschmelzen und sollen darum gleich anschließend bzw. ineinander übergehend Erwähnung finden. Sie können zusätzliche Angaben machen, wie z. B.:

-      Führen der Kasse und des Kassenbuchs.

-      Buchhaltung inkl. Lohnbuchhaltung…

 

Zum Beispiel:
Das Aufgabengebiet von Frau Angelika Schröder umfasste den gesamten Bereich der Verwaltung einschließlich des Personalwesens, unter anderem …

 

 

 

5.    Arbeitsleistung

 

Im Brockhaus Universal-Lexikon ist unter "Leistung" (allg.) zu lesen: "Grad der körperlichen und geistigen Beanspruchung sowie deren Ergebnis." – Wir ignorieren das Körperliche, was in unseren Berufsfeldern eine untergeordnete Rolle spielt (anders als zum Beispiel bei Handwerkern), und deswegen nur freiwillig eine Erwähnung finden darf (s. zu 1.). Auszugehen ist vom Können und/oder der Verantwortungsbereitschaft der/des zu Beurteilenden.

Seien Sie auch hier ehrlich und schätzen Sie so präzise wie möglich das fachliche Können und die Verantwortungsbereitschaft ein: War die Einarbeitungszeit überdurchschnittlich kurz oder zu lang? Wodurch zeichnet sich die Person (fachlich und menschlich) besonders aus? Wie ist ihre Arbeitsweise (organisiert, strukturiert, konfus, …)? Welche Einsatzbereitschaft legt sie an den Tag und wie ist ihr Organisationstalent?

Solchen und ähnlichen Fragen müssen Sie sich stellen, um eine aussagekräftige Leistungseinschätzung zu geben.

 

Sollten Sie es bisher noch nicht erwähnt haben, sagen Sie etwas zu den PC-Kenntnissen (Programme, mit denen die Person arbeitet, etc.).

 

 

6.    Bereitschaft zur Fortbildung

 

Fortbildung ist ein gravierender Punkt in einer Leistungsbeschreibung. Fehlt eine Erwähnung, müssen Sie stutzig werden.

Regelmäßige Weiterbildungen sind gerade im Bereich der Rechtsanwalts-, Steuerberater- und Wirtschaftsprüfer-Kanzleien von enormer Bedeutung. Mit etwas Geschick lassen sich auch hier viele Deutungen verstecken und erkennen.

 

Zum Beispiel:

-       Frau Angelika Schröder hat erfolgreich an unterschiedlichen Seminaren im Bereich … teilgenommen und das erlernte Fachwissen mit lobenswertem Eifer an Kolleginnen und Kollegen weiter vermittelt. Ihr Engagement ging über die regulären Arbeitszeiten hinaus (heißt, sie war auch am Wochenende zu Fortbildungen).

-       Frau Angelika Schröder hat sich auf eigene Kosten und außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit (z. B. samstags) an einer Fortbildung zunächst zur "Kanzleimanagerin" und anschließend zur "Fachwirtin für Kanzleimanagement" qualifiziert (ist nicht positiv für Frau Schröder, weil der Arbeitgeber zu erkennen gibt, dass die Qualifikation für ihn nicht von Interesse war).

 

 

zu 7.   Sozialverhalten

 

Das geregelte Zusammenleben ist Grundlage für die gesellschaftliche Stellung einer Person in ihrem Umfeld und dient der Allgemeinheit. Ihre Bereitschaft zur Integration im Gesamtgefüge der Kanzlei sowie ihre Hilfsbereitschaft müssen in einer Leistungsbeschreibung Erwähnung finden.

 

Beispiele: 

Sehr gut           Frau Angelika Schröder wurde von Vorgesetzten, Kollegen und Mandanten stets als freundliche und fleißige Mitarbeiterin geschätzt.

Gut                  Ihr Verhältnis zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war einwandfrei.

Befriedigend      Das Verhalten zu Mitarbeitern und Vorgesetzten war vorbildlich.

Ausreichend       Das Verhalten zu Mitarbeitern war vorbildlich.

Mangelhaft        Das persönliche Verhalten war insgesamt einwandfrei.

Ungenügend      Das persönliche Verhalten war im Wesentlichen tadellos.

 

                            (Quelle: Straßenberger Konsens-Training, Aalen)

 

 

zu 8.   Gesamtbeurteilung

 

Die Gesamtbeurteilung rundet das Bild ab und ist resümierend in einem Zeugnis als hochwertig einzustufen.

Leider hat sich diesbezüglich in der deutschen Sprache ein "Unwort" eingebürgert, das vehement Verwendung findet: "zu unserer vollsten Zufriedenheit". (Voll ist voll. "Völler" geht es und gibt es nicht!) – Diese Floskel bedeutet in Beurteilungen und Zeugnissen "sehr gut".

 

Schreibt man dagegen grammatikalisch richtig "zu unserer vollen Zufriedenheit", ("richtiger" gibt es übrigens auch nicht, und "Rückantwort" schon gar nicht), hieße es, nur mit einem "gut" bewertet worden zu sein.

Achten Sie im eigenen Interesse darauf: Grammatikalisch richtiges Deutsch mit gutem sprachlichen Ausdruck ist ein Teil Ihres Rufs und desjenigen der Kanzlei, den Sie vertreten.

 

 

 

zu 9.   Grund des Ausscheidens

 

Als Gründe für das Ende eines Anstellungsverhältnisses kommen in der Regel nur zwei Faktoren vor:

            Betriebsbedingt       oder          Persönlich


Betriebsbedingte Kündigungen müssen begründet und nach sozialen Gesichtspunkten ausgesprochen werden (Alter, Familienstand, Kinder…). Darüber braucht jedoch im Zeugnis nichts zu stehen. Der Leser erkennt an dem Stichwort "betriebsbedingt", dass man sich nicht aus Gründen getrennt hat, die in der Person des Angestellten bzw. seiner Leistung lagen.

Persönliche Kündigungen können sowohl vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgesprochen werden:

a)    Für den Arbeitgeber ist der Arbeitnehmer untragbar, oder

b)    Der Arbeitnehmer kündigt seinerseits (mit oder ohne neue Stelle).


Auch persönliche Gründe müssen nicht näher benannt werden.

In einer Leistungsbeurteilung wird dieser Aspekt meist in nur einem Satz erwähnt.

Zum Beispiel: 

  1. Wir bedauern (sehr), eine so tüchtige Mitarbeiterin zu verlieren, die uns auf eigenen Wunsch verlässt.
  2. Wir bedauern (sehr), uns von Frau Angelika Schröder, einer engagierten und stets hoch motivierten Mitarbeiterin, aus betrieblichen Gründen trennen zu müssen.
  3. Frau Schröder verlässt uns/unser Haus/unsere Kanzlei auf eigenen Wunsch, um sich anderen Aufgaben zuzuwenden.

 

 

zu 10. Dankes- und Zukunftsformel

 

"Alles Gute" wünscht man, egal wie gemeint, weil unverfänglich. Dennoch sollte der Abgesang wohl formuliert und aussagekräftig sein, um nicht das gesamte Arbeitszeugnis unglaubwürdig erscheinen zu lassen. Es gibt auch hier Möglichkeiten, versteckt Botschaften zu übermitteln.

Zum Beispiel: 

  1. Das Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Frau Schröder wegen des Wechsels ihres Vorgesetzten ausgestellt. (= neutral)
    (Ein Zwischenzeugnis muss der Arbeitgeber nur unter bestimmten Voraussetzungen ausstellen. Dem Arbeitnehmer steht ein Zwischenzeugnis nicht grundsätzlich zu). 
  2. Wir danken Frau Schröder für die (jahrelange) gute Zusammenarbeit und wünschen ihr auf ihrem weiteren Lebens- und Berufsweg alles Gute. (= sehr gut) 
  3. Wir wünschen Frau Schröder alles Gute, vor allem Gesundheit.
    (Hier die versteckte Botschaft, dass die Mitarbeiterin durch häufiges "Krankfeiern" aufgefallen ist. = ungenügend)